Globalizacja procesów gospodarczych wymaga od przedsiębiorców biegłości w interpretacji złożonych przepisów podatkowych, zwłaszcza w kontekście transakcji transgranicznych w 2026 roku. Zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), przez import usług rozumie się świadczenie, z tytułu którego podatnikiem staje się usługobiorca¹. Sytuacja taka ma miejsce, gdy zagraniczny usługodawca, nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, realizuje świadczenie na rzecz polskiego podatnika, który następnie przejmuje ciężar rozliczenia podatku należnego w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge)³.

Mechanizm ten gwarantuje całkowitą neutralność podatkową dla czynnych podatników VAT, pozwalając na jednoczesne wykazanie podatku należnego i naliczonego w deklaracji JPK_V7, pod warunkiem, że nabyta usługa służy działalności opodatkowanej⁴. Obowiązek ten dotyczy jednak również podmiotów zwolnionych z VAT (tzw. nievatowców). W ich przypadku wykazany podatek należny z tytułu importu nie podlega odliczeniu, lecz stanowi realny koszt uzyskania przychodu, który należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów³. Należy ponadto zaznaczyć różnice w obowiązkach rejestracyjnych: import usług od podmiotów z terytorium Unii Europejskiej bezwzględnie wymaga uprzedniej rejestracji nabywcy do celów VAT-UE (nawet jeśli jest on podmiotem zwolnionym), podczas gdy transakcje z kontrahentami z krajów trzecich (spoza UE) takiego obowiązku nie rodzą³.

Ustalanie miejsca świadczenia na terytorium kraju

Identyfikacja importu usług zależy fundamentalnie od prawidłowego ustalenia miejsca ich świadczenia, co determinuje docelową jurysdykcję opodatkowania transakcji⁴. W relacjach biznesowych (B2B) podstawowa zasada, ujęta w art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, wskazuje, że miejscem opodatkowania jest kraj, w którym nabywca posiada siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia, jeżeli usługa jest nabywana bezpośrednio dla tego miejsca⁵. Rygorystyczne, automatyczne stosowanie tej zasady bywa jednak źródłem poważnych błędów, ponieważ prawodawca przewidział szereg precyzyjnych wyjątków, które przenoszą obowiązek podatkowy do innych państw.

W przypadku transakcji na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, takich jak konsumenci (B2C), zasady ulegają odwróceniu. Miejscem opodatkowania usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych pozostaje kraj konsumenta, z zastrzeżeniem ogólnounijnego progu sprzedaży wynoszącego 10 000 EUR (odpowiednik 42 000 PLN w Polsce)⁴. Nieprzekroczenie tego limitu pozwala przedsiębiorcom na opodatkowanie sprzedaży stawkami krajowymi, eliminując konieczność rejestracji w innych państwach członkowskich lub implementacji procedury OSS⁴.

Krystalizacja momentu powstania obowiązku podatkowego

Brak wyodrębnionych regulacji czasowych wyłącznie dla importu usług wymusza stosowanie ogólnych zasad z art. 19a ustawy o VAT, według których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą faktycznego wykonania usługi². Jeśli przed tym momentem usługobiorca dokona całościowej lub częściowej wpłaty, obowiązek podatkowy powstaje w dacie tego uregulowania, proporcjonalnie do uiszczonej kwoty³. W przypadku usług o charakterze ciągłym, zdefiniowanych poprzez powtarzalne okresy rozliczeniowe (np. stała obsługa prawna, doradztwo), usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego z tych okresów².

Krytycznym obszarem analiz prawnych pozostaje kwalifikacja praw autorskich i licencji. Udzielanie krótkoterminowych licencji na określony czas nie jest traktowane jako usługa o charakterze ciągłym; obowiązek podatkowy materializuje się w momencie przekazania uprawnień lub kodów dostępu, a jakiekolwiek późniejsze, odroczone płatności nie przesuwają daty rozliczenia podatku VAT¹¹. Równocześnie podmioty gospodarcze muszą kontrolować rozbieżności z podatkami dochodowymi (CIT/PIT). Zgodnie z regulacjami o podatku dochodowym, koszt z tytułu importu usług pozaunijnych ujmuje się najczęściej w dacie wystawienia dowodu księgowego (faktury zagranicznej), co nierzadko generuje przesunięcia w okresach sprawozdawczych pomiędzy ewidencją VAT a księgami rachunkowymi².

Restrykcje w przeliczaniu wartości w walutach obcych

Konwersja kwot wyrażonych w walutach obcych stanowi najbardziej sformalizowany etap ewidencjonowania importu usług, wymagający ścisłego przestrzegania art. 31a ustawy o VAT. Fundamentalna reguła narzuca obowiązek zastosowania średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (NBP) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego⁷. Mimo niedawnych nowelizacji wprowadzających dla podatników fakultatywną możliwość ujednolicenia kursów przeliczeniowych dla celów VAT i podatku dochodowego (art. 31a ust. 2a), ułatwienie to jest wyłączone dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz dla importu usług, co wymusza powrót do zasady podstawowej¹.

Zarówno ugruntowane orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, jak i stanowiska organów skarbowych wskazują, że przepis art. 31a ust. 2, pozwalający w pewnych sytuacjach oprzeć przeliczenie na dacie wystawienia faktury, nie znajduje tu najmniejszego zastosowania¹². Ustawowe pojęcie podatnika wystawiającego fakturę odnosi się wyłącznie do podmiotów podlegających polskiej jurysdykcji VAT; w imporcie usług dokument wystawia nierezydent, co czyni datę na fakturze zagranicznej całkowicie obojętną dla przeliczeń bazy opodatkowania w Polsce³.

Podatek u źródła (WHT) a powiększenie bazy opodatkowania VAT

Prawidłowe rozliczenie podatku obrotowego to tylko fragment szerszego obrazu, w którym import usług niematerialnych pociąga za sobą rygorystyczne obowiązki w sferze zryczałtowanego podatku dochodowego (Withholding Tax – WHT). Wypłata należności z tytułu usług doradczych, księgowych, badania rynku, zarządzania i kontroli oraz należności licencyjnych na rzecz nierezydentów podlega obligatoryjnemu obciążeniu 20-procentową stawką podatku u źródła¹⁹. Z kolei usługi stricte elektroniczne często omijają ten obowiązek, gdyż nie figurują bezpośrednio w zamkniętym katalogu świadczeń ujętym w art. 21 ustawy o CIT²⁰. Zaniechanie poboru podatku, bądź zastosowanie preferencyjnych zwolnień, warunkowane jest posiadaniem ważnego certyfikatu rezydencji odbiorcy, zastosowaniem odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) oraz udokumentowaniem należytej staranności polskiego płatnika¹⁹. Organy skarbowe oraz sądy akceptują niekiedy wykorzystanie koncepcji „look-through approach” w ocenie statusu rzeczywistego odbiorcy płatności (beneficial owner), z zastrzeżeniem, że dowodzenie to musi odbywać się na bieżąco, a nie post factum w trakcie kontroli¹⁹.

Na styku tych dwóch obciążeń publicznoprawnych pojawia się zjawisko o ogromnym znaczeniu finansowym. Zgodnie z art. 29a ust. 6 ustawy o VAT, podstawa opodatkowania obejmuje nie tylko kwotę bazową, ale również wszelkie cła, opłaty oraz inne podatki z wyłączeniem samego VAT²³. W konsekwencji, jeżeli polski przedsiębiorca zobowiązał się do poniesienia ekonomicznego ciężaru podatku WHT z własnych środków (stosując tzw. klauzulę gross-up, czyli ubruttowienie należności), wartość odprowadzonego do urzędu skarbowego zryczałtowanego podatku dochodowego staje się nierozerwalną częścią zapłaty za usługę i musi zostać wliczona do podstawy opodatkowania importu usług w podatku VAT²³. Brak weryfikacji tego elementu przed określeniem podstawy i nałożeniem kursu NBP prowadzi systemowo do zaniżenia zobowiązań podatkowych i ryzyka pociągnięcia do odpowiedzialności karnoskarbowej. Odpowiednia konfiguracja systemów księgowych w 2026 roku powinna zatem zakładać obligatoryjne zintegrowanie procedur kwalifikacji VAT z rygorystyczną analizą kontraktów zagranicznych pod kątem ryzyka WHT.

Podsumowanie w pigułce

Źródła:

1. Import usług – rozliczenie w świetle podatku VAT – Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-import-uslug-rozliczenie-na-gruncie-podatku-od-towarow-i-uslug
2. Import usług – VAT i CIT – www.podatekvat.pl, http://www.podatekvat.pl/artykul,17,21975,import-uslug-vat-i-cit.html
3. Import usług w UE – jak i kiedy wykazać w JPK_V7? – Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-import-uslug-w-ue-definicja-i-przyklady
4. VAT w handlu międzynarodowym – świadczenie i nabycie usług – Biznes.gov.pl, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00272
5. Import usług od kontrahenta spoza UE zarejestrowanego do VAT – Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-import-uslug-od-kontrahenta-spoza-ue-zarejestrowanego-do-vat
6. Import usług i rozliczenia VAT – jak ustalić miejsce opodatkowania i obowiązek podatkowy?, https://www.fakturowo.pl/blog/zakup-uslug-od-firm-z-zagranicy
7. Import usług spoza UE – kiedy powstaje obowiązek podatkowy? – Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-import-uslug-spoza-ue-kiedy-powstaje-obowiazek-podatkowy
8. Gdzie usługa podlega opodatkowaniu VAT? – ZrozumVAT, https://zrozumvat.pl/gdzie-usluga-podlega-opodatkowaniu-vat/
9. [Miejsce świadczenia usług na rzecz podatnika] – Art. 28b. – Podatek od towarów i usług. – Dz.U.2025.775 t.j. – ustawy, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-28-b
10. Art 28b ustawy o VAT – Jak ustalić miejsce świadczenia usług B2B?, https://karierawgorach.pl/art-28b-ustawy-o-vat-jak-ustalic-miejsce-swiadczenia-uslug-b2b
11. Centrum wiedzy – Moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu licencji – KIP, https://izbapodatkowa.pl/baza-wiedzy/moment-powstania-obowiazku-podatkowego-z-tytulu-importu-licencji/
12. Import usług – jaki kurs Admirale!? 𓊝 – Akademia LTCA, https://akademialtca.pl/blog/import-uslug-jaki-kurs-admirale
13. [Obowiązek podatkowy] – Art. 19a. – Podatek od towarów i usług. – Dz.U.2025.775 t.j. – ustawy, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-19-a
14. Import usług – jaki kurs waluty stosować? – ZrozumVAT, https://zrozumvat.pl/import-uslug-jaki-kurs-waluty-stosowac/
15. Jaki kurs waluty wybrać przy imporcie usług? | Mentoris, https://kursy-rachunkowosci.pl/blog/jaki-kurs-waluty-wybrac-przy-imporcie-uslug/
16. Art. 31a. 1. W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.. Ustawa o VAT – Ustawa o podatku od towarów i usług – Ujednolicone przepisy prawne, https://przepisy.gofin.pl/przepisy,6,0,0,670,66099,20150909,art-31a-ustawa-z-dnia-11032004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html
17. Wspólne kursy walut dla VAT i podatku dochodowego – jak stosować!, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wspolne-kursy-walut-dla-vat-i-podatku-dochodowego-stosowanie
18. Centrum wiedzy – Kursy przeliczeniowe przy imporcie usług – KIP – Krajowa Izba Podatkowa, https://izbapodatkowa.pl/baza-wiedzy/kursy-przeliczeniowe-przy-imporcie-uslug/
19. Podatek u źródła w pigułce. Usługi niematerialne – TPA Poland, https://www.tpa-group.pl/pl/news/podatek-u-zrodla-w-pigulce-uslugi-niematerialne/
20. IPPB5/423-765/09-3/PS, Skutki podatkowe nabycia usługi elektronicznej oraz oprogramowania komputerowego. – Pismo wydane przez:… – ustawy, https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/ippb5-423-765-09-3-ps-skutki-podatkowe-nabycia-uslugi-184581360
21. Podatek u źródła – kto i kiedy musi stosować przepisy – INFORLEX Freemium, https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006577484,Podatek-u-zrodla-kto-i-kiedy-musi-stosowac-przepisy.html
22. Podatek u źródła a certyfikat rezydencji 2024 | ifirma.pl, https://www.ifirma.pl/blog/podatek-u-zrodla-a-certyfikat-rezydencji/
23. Podstawa opodatkowania importu usług a podatek u źródła – KIP – Krajowa Izba Podatkowa, https://izbapodatkowa.pl/baza-wiedzy/podstawa-opodatkowania-importu-uslug-a-podatek-u-zrodla/