Warunki dostawy Incoterms – jak je wpisać w umowie i na fakturze

Warunki dostawy Incoterms zapisuje się według stałego schematu: trzyliterowy kod reguły + możliwie dokładnie nazwane miejsce + wersja reguł, np. „FCA Ningbo, magazyn sprzedającego, [adres], Incoterms® 2020”. W umowie ten zapis powinien stać w osobnym postanowieniu o dostawie, a na fakturze handlowej, proformie i w zgłoszeniu celnym trzeba powtórzyć dokładnie ten sam kod i to samo miejsce. Faktura VAT wystawiana w Polsce nie musi zawierać warunków dostawy, ale przy imporcie zapis z faktury sprzedawcy trafia do zgłoszenia celnego i wpływa na wartość celną oraz VAT z importu.

Stan prawny na: listopad 2026

Jak poprawnie zapisać warunki dostawy Incoterms?

Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC), która wydaje reguły, zaleca formułę: „[wybrana reguła Incoterms®] [nazwany port, miejsce lub punkt] Incoterms® 2020”. Przykłady podawane przez ICC to „CIF Shanghai Incoterms® 2020” oraz DAP z pełnym adresem odbiorcy i dopiskiem „Incoterms® 2020”.

Każdy z trzech elementów ma swoją funkcję:

Element	Przykład	Po co jest
Kod reguły	FCA, CIF, DAP	Określa podział obowiązków, kosztów i ryzyka między sprzedającym a kupującym
Nazwane miejsce	„Ningbo, magazyn sprzedającego, [adres]” albo „port Gdańsk, terminal kontenerowy”	Wyznacza punkt dostawy (gdzie przechodzi ryzyko) albo – w regułach grupy C – miejsce przeznaczenia, do którego sprzedający opłaca przewóz
Wersja	Incoterms® 2020	Rozstrzyga, która edycja reguł obowiązuje

ICC wprost ostrzega, że pominięcie roku może wywołać problemy trudne do rozwiązania – jeśli wersji nie podano, ustalić ją muszą same strony, a w razie sporu sąd lub arbitraż. Symbol ® nie jest warunkiem skutecznego włączenia reguł do umowy, ale dobrze go stosować konsekwentnie we wszystkich dokumentach.

Dlaczego nazwane miejsce musi być precyzyjne?

ICC zaleca, aby port, miejsce lub punkt wskazać „tak dokładnie geograficznie, jak to możliwe”. Zapis „FCA Chiny” albo „DAP Polska” nie mówi, gdzie dokładnie kończą się obowiązki sprzedającego. W praktyce przekłada się to na spory o to, kto płaci za załadunek, opłaty terminalowe czy transport ostatniego odcinka, a także kto odpowiada za szkodę powstałą w drodze.

Dobre praktyki przy nazywaniu miejsca:

• przy EXW i FCA – pełny adres zakładu lub magazynu (albo nazwa terminalu przewoźnika), z którego towar jest odbierany;
• przy FOB i FAS – konkretny port załadunku, a jeśli w porcie jest kilka terminali, także terminal;
• przy CFR i CIF – port przeznaczenia (np. Gdańsk, Gdynia), najlepiej z terminalem;
• przy CPT i CIP – miejsce przeznaczenia, do którego opłacony jest przewóz (miasto, terminal, magazyn);
• przy DAP, DPU i DDP – pełny adres dostawy w Polsce, np. magazyn importera.

Które reguły pasują do jakiego transportu?

Incoterms® 2020 obejmują 11 reguł. Polska instrukcja wypełniania zgłoszeń celnych dzieli je – tak jak ICC – na dwie grupy, co przy zapisie ma znaczenie, bo reguły „morskie” wymagają wskazania portu. Tabela kodów w instrukcji AIS/IMPORT PLUS zawiera dodatkowo dawną regułę DAT (oznaczoną jako Incoterms 2010) i kod XXX dla warunków spoza listy.

Grupa	Reguły	Co wpisać jako miejsce
Dowolny rodzaj transportu	EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP	oznaczone miejsce dostawy (EXW, FCA) albo oznaczone miejsce przeznaczenia (CPT, CIP, DAP, DPU, DDP)
Transport morski i śródlądowy	FAS, FOB, CFR, CIF	oznaczony port załadunku (FAS, FOB) albo oznaczony port przeznaczenia (CFR, CIF)

Od wybranej reguły zależy, gdzie ryzyko przechodzi na kupującego i kto opłaca przewóz główny (według objaśnień w instrukcji celnej):

Reguła	Ryzyko przechodzi na kupującego	Przewóz główny opłaca
EXW	gdy towar zostaje postawiony do dyspozycji w zakładzie lub magazynie sprzedającego (odprawę eksportową robi kupujący)	kupujący
FCA	przy przekazaniu towaru przewoźnikowi wskazanemu przez kupującego w uzgodnionym miejscu	kupujący
CPT, CIP	przy przekazaniu towaru pierwszemu przewoźnikowi (zwykle w kraju wysyłki)	sprzedający (przy CIP także ubezpieczenie)
FAS	gdy towar stoi wzdłuż burty statku w porcie załadunku	kupujący
FOB	gdy towar jest na pokładzie statku w porcie załadunku	kupujący
CFR, CIF	gdy towar jest na pokładzie statku w porcie załadunku	sprzedający (przy CIF także ubezpieczenie)
DAP	w miejscu przeznaczenia, na środku transportu gotowym do rozładunku	sprzedający
DPU	w miejscu przeznaczenia, po rozładunku	sprzedający
DDP	w miejscu przeznaczenia, po odprawie przywozowej (sprzedający płaci też cło i podatki)	sprzedający

W grupie C (CPT, CIP, CFR, CIF) sprzedający płaci za przewóz do miejsca przeznaczenia, ale ryzyko przechodzi wcześniej – przy wydaniu towaru przewoźnikowi lub załadunku na statek, zwykle w kraju wysyłki. Dlatego przy tych regułach nazwane miejsce oznacza cel podróży, a nie punkt przejścia ryzyka.

Zapis w rodzaju „CIF Warszawa” albo „FOB Łódź” jest wewnętrznie sprzeczny: reguły CIF i FOB odnoszą się do portów, a nie do miast w głębi lądu. Gdy towar ma dojechać pod magazyn w Warszawie i sprzedający opłaca transport z ubezpieczeniem, właściwą regułą jest CIP Warszawa (z adresem).

Zmiany, które wprowadziły warunki dostawy Incoterms 2020 i które warto mieć na uwadze przy zapisie:

• dawną regułę DAT zastąpiła DPU – miejscem przeznaczenia może być dowolne miejsce, nie tylko terminal, a sprzedający dokonuje rozładunku;
• CIP wymaga wyższego poziomu ubezpieczenia, zgodnego z klauzulami Institute Cargo Clauses (A), podczas gdy przy CIF minimalnym standardem pozostaje zakres klauzul (C) – jeśli importer chce wyższej ochrony przy CIF, musi to dopisać w umowie;
• przy FCA strony mogą uzgodnić, że kupujący poleci przewoźnikowi wystawić sprzedającemu konosament z adnotacją „on board” (ważne przy akredytywie).

Warunki dostawy Incoterms w umowie sprzedaży

Reguły Incoterms stają się częścią kontraktu dopiero wtedy, gdy strony je do niego włączą. Najbezpieczniej zrobić to osobnym postanowieniem, a nie tylko dopiskiem przy cenie.

Przykładowe postanowienie (poglądowe):

> Dostawa nastąpi na warunkach FCA Ningbo, magazyn Sprzedającego, [pełny adres], zgodnie z Incoterms® 2020. Sprzedający dokona odprawy eksportowej i załaduje towar na środek transportu podstawiony przez Kupującego. Cena określona w § 3 obejmuje wszystkie koszty po stronie Sprzedającego wynikające z tej reguły.

Drugi przykład, dla importu morskiego z ubezpieczeniem rozszerzonym (poglądowy):

> Dostawa nastąpi na warunkach CIF Gdańsk, [nazwa terminalu], Incoterms® 2020. Sprzedający zapewni ubezpieczenie ładunku w zakresie co najmniej Institute Cargo Clauses (A) na sumę nie niższą niż 110% ceny.

Czego Incoterms nie regulują?

Według ICC reguły nie przesądzają między innymi o:

• tym, czy umowa sprzedaży w ogóle została zawarta;
• specyfikacji sprzedawanego towaru;
• terminie, miejscu, sposobie i walucie zapłaty ceny;
• przejściu własności towaru;
• skutkach naruszenia umowy i dostępnych roszczeniach;
• prawie właściwym i sposobie rozstrzygania sporów.

Te kwestie trzeba uregulować w umowie odrębnie. W relacjach z dostawcami z państw, które są stronami Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) – a należą do nich m.in. Polska, Chiny, Niemcy, Turcja, USA i Wietnam – konwencja ma co do zasady zastosowanie, chyba że strony ją wyłączą. Wielka Brytania i Indie nie są jej stronami.

Jeśli umowa podlega CISG, przejście ryzyka bez reguły Incoterms określają przepisy konwencji. Gdy natomiast stosuje się Kodeks cywilny (np. konwencję wyłączono), a strony nie określiły chwili przejścia ryzyka, obowiązuje zasada: korzyści, ciężary i ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia przechodzą na kupującego z chwilą wydania rzeczy (art. 548 § 1 k.c.), a przy przesyłce wysyłanej przez sprzedawcę wydanie następuje w razie wątpliwości z chwilą powierzenia jej przewoźnikowi (art. 544 § 1 k.c.). Własność rzeczy oznaczonej co do tożsamości przechodzi już z zawarciem umowy, chyba że strony postanowiły inaczej (art. 155 § 1 k.c.), a przy rzeczach oznaczonych tylko co do gatunku – typowych w imporcie – z przeniesieniem posiadania (art. 155 § 2 k.c.). Reguła Incoterms przesuwa więc moment przejścia ryzyka, ale nie własności – stąd w umowach importowych często pojawia się osobna klauzula o zastrzeżeniu własności do zapłaty.

Czy można zmodyfikować regułę?

Można, ale ICC zwraca uwagę na ryzyko takich zmian. Jeśli strony przesuwają część kosztów (np. „FCA, załadunek po stronie kupującego”), powinny jednocześnie wyraźnie napisać, czy zmienia się też miejsce dostawy i moment przejścia ryzyka. Lepiej opisać modyfikację pełnym zdaniem w umowie niż tworzyć własne skróty typu „FOB+” czy „CIF landed”.

Incoterms na fakturze – co wpisać i gdzie?

Faktura handlowa od zagranicznego dostawcy

Przy imporcie to faktura sprzedawcy (commercial invoice) jest podstawowym dokumentem do ustalenia wartości celnej. Zapis warunków dostawy powinien na niej być taki sam jak w umowie, np.:

• „Delivery terms: FCA Ningbo, Seller’s warehouse, [address], Incoterms® 2020”,
• „Terms of delivery: CIF Gdansk Incoterms® 2020”.

Warto też poprosić dostawcę, by przy regułach obejmujących transport (CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU, DDP) wyodrębnił na fakturze koszt frachtu i ubezpieczenia – ułatwia to prawidłowe ustalenie wartości celnej, o czym niżej. Ten sam zapis powinien znaleźć się na proformie, specyfikacji (packing list) i – w odpowiedniej formie – w dokumentach przewozowych, np. adnotacja „freight prepaid” na konosamencie przy CFR/CIF albo „freight collect” przy FOB.

Faktura wystawiana w Polsce i KSeF

Katalog obowiązkowych elementów faktury z art. 106e ustawy o VAT nie obejmuje warunków dostawy. Nie ma więc obowiązku wpisywania reguły Incoterms na fakturze sprzedaży krajowej ani na fakturze dokumentującej eksport lub wewnątrzwspólnotową dostawę towarów – choć przy transakcjach zagranicznych jest to dobra praktyka.

W ustrukturyzowanej fakturze KSeF w schemie FA(3) przewidziano do tego osobne, opcjonalne pole: Faktura → Fa → WarunkiTransakcji → WarunkiDostawy. Według broszury Ministerstwa Finansów podaje się w nim warunki dostawy, gdy strony transakcji uzgodniły reguły Incoterms; przykładowa wartość to „DDP”. W praktyce warto wpisać pełny zapis z miejscem i wersją, np. „DAP Berlin, [adres], Incoterms® 2020”, zamiast samego kodu.

Warunki dostawy w zgłoszeniu celnym

Instrukcja wypełniania zgłoszeń celnych AIS/IMPORT PLUS wskazuje, że warunki dostawy muszą być podane w zgłoszeniu o dopuszczenie do obrotu, bo są potrzebne do prawidłowego ustalenia wartości celnej, a pośrednio wartości statystycznej i VAT z importu. W zgłoszeniu (grupa danych 14 01 000 000 „Warunki dostawy”) podaje się:

1. Kod Incoterms (dana 14 01 035 000) – np. FCA, CIF, DAP; dla warunków spoza listy stosuje się kod XXX.
2. Kod UN/LOCODE miejsca (14 01 036 000), a gdy go brak – kod kraju (14 01 020 000) i nazwę miejsca (14 01 037 000).
3. Przy kodzie XXX – dodatkowo kod informacji dodatkowej INCO1 z opisem umownych warunków i wskazaniem reguły, do której są najbardziej zbliżone (instrukcja podaje przykład: warunki najbliższe CIF Gdynia, przy czym kupujący dodatkowo ubezpieczył towar).

Dwie zasady z instrukcji mają duże znaczenie praktyczne:

• jeżeli ze względów handlowych dostawa została zrealizowana na innych warunkach niż w kontrakcie, w zgłoszeniu podaje się warunki faktyczne – rozbieżność z umową i fakturą trzeba wtedy umieć udokumentować;
• jeżeli w jednej przesyłce są towary dostarczane na różnych regułach, składa się odrębne zgłoszenia dla każdego kodu reguły. Różne miejsca przy tej samej regule (np. CIP Warszawa i CIP Poznań) mogą trafić do jednego zgłoszenia – wpisuje się wtedy miejsce właściwe dla towaru dominującego wartościowo.

Do statystyki handlu wewnątrzunijnego GUS publikuje listę kodów Incoterms 2020 stosowanych w Intrastacie, z tymi samymi 11 regułami.

Jak reguła Incoterms wpływa na wartość celną i VAT z importu?

Wartością celną jest co do zasady wartość transakcyjna, czyli cena faktycznie zapłacona lub należna (art. 70 Unijnego kodeksu celnego). Do ceny dolicza się koszty transportu i ubezpieczenia oraz opłaty załadunkowe i manipulacyjne aż do miejsca wprowadzenia towarów na obszar celny Unii (art. 71 ust. 1 lit. e UKC), a nie wlicza się kosztów transportu po wprowadzeniu na ten obszar (art. 72 lit. a UKC). Reguła Incoterms mówi, co jest zawarte w cenie z faktury, więc wskazuje, co trzeba doliczyć, a co można odliczyć.

Reguła na fakturze	Co zawiera cena (co do zasady)	Korekta do wartości celnej
EXW, FCA, FAS, FOB	towar w kraju lub porcie wysyłki	doliczyć fracht, ubezpieczenie i opłaty do granicy UE
CFR (port w UE)	towar + fracht do portu przeznaczenia	doliczyć ubezpieczenie, jeśli ponosi je kupujący
CIF, CIP (miejsce na granicy UE lub w porcie UE)	towar + fracht + ubezpieczenie	zwykle bez doliczeń z tytułu transportu
CPT, CIP, DAP, DPU, DDP (miejsce w głębi Polski)	także transport po terytorium UE	koszt odcinka od granicy UE można wyłączyć, jeśli da się go wykazać

Przy VAT z importu ten ostatni odcinek wraca do podstawy: zgodnie z art. 30b ust. 4 ustawy o VAT podstawa opodatkowania obejmuje koszty transportu i ubezpieczenia ponoszone do pierwszego miejsca przeznaczenia w Polsce, o ile nie zostały włączone do wartości celnej.

Przykład poglądowy. Importer kupuje maszynę za 20 000 EUR na warunkach FOB Szanghaj Incoterms® 2020. Fracht morski do Gdańska to 1 800 EUR, ubezpieczenie 100 EUR, a dowóz z portu do zakładu w Łodzi 600 EUR. Wartość celna: 20 000 + 1 800 + 100 = 21 900 EUR (dowóz z Gdańska do Łodzi nie jest wliczany). Podstawa VAT z importu: 21 900 EUR + należne cło + 600 EUR transportu krajowego do pierwszego miejsca przeznaczenia. Gdyby ta sama maszyna była kupiona na warunkach DAP Łódź za 22 500 EUR z wyodrębnionym kosztem dowozu z Gdańska (600 EUR), wartość celna wyniosłaby 21 900 EUR, a podstawa VAT – tyle samo, co w wariancie FOB.

Wynika z tego praktyczny wniosek: im dokładniej faktura i umowa opisują, co obejmuje cena, tym mniej sporów z urzędem celnym o doliczenia i odliczenia.

Najczęstsze błędy w zapisie warunków dostawy

• Brak miejsca albo miejsce zbyt ogólne – „FCA China”, „DAP Poland”. Utrudnia rozliczenie kosztów i ustalenie, kto odpowiada za szkodę.
• Brak wersji – sam kod „FOB Shanghai” zostawia otwarte pytanie, czy chodzi o Incoterms® 2020, 2010 czy starsze.
• Reguła morska przy miejscu w głębi lądu – „CIF Warszawa”, „FOB Łódź”.
• Nieaktualne reguły – DDU (zniesiona w 2010 r.) albo DAT (w 2020 r. zastąpiona przez DPU). DDU nie ma na liście kodów zgłoszenia celnego, więc trafi pod kod XXX z opisem; DAT instrukcja AIS/IMPORT PLUS nadal przewiduje jako kod Incoterms 2010, ale w nowych umowach lepiej od razu wpisać DPU z wersją 2020.
• Własne skróty i hasła handlowe – „franco”, „door-to-door”, „free domicile”, „FOB destination”. Nie są regułami Incoterms; w zgłoszeniu celnym trafią pod kod XXX, a w sporze trzeba będzie dowodzić, co strony miały na myśli.
• Różne zapisy w różnych dokumentach – umowa mówi FOB, faktura CIF, a konosament „freight collect”. Taka rozbieżność to typowy powód pytań przy odprawie celnej i weryfikacji wartości celnej.
• DDP bez sprawdzenia, kto faktycznie dokona odprawy – przy DDP to sprzedający odpowiada za odprawę przywozową i należności w Polsce; zagraniczny dostawca musi mieć do tego możliwości (m.in. numer EORI i przedstawiciela), inaczej towar utknie na granicy.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy i wystawieniem faktury

1. Wybrana reguła pasuje do rodzaju transportu (morskie FAS/FOB/CFR/CIF tylko przy porcie).
2. Nazwane miejsce jest konkretne: adres, port, terminal.
3. Dopisano wersję „Incoterms® 2020”.
4. Umowa osobno reguluje płatność, przejście własności, prawo właściwe i spory.
5. Przy CIF/CIP określono wymagany zakres ubezpieczenia, jeśli ma być inny niż standard reguły.
6. Zapis jest identyczny w umowie, proformie, fakturze handlowej, specyfikacji i dokumencie przewozowym.
7. Na fakturze wyodrębniono fracht i ubezpieczenie, jeśli cena je obejmuje.
8. Agencja celna dostała dokumenty z tym samym kodem i miejscem, które wpisze w zgłoszeniu.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przy nietypowych warunkach dostawy lub sporze o wartość celną warto skonsultować zapis z agencją celną albo doradcą.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Źródła

1. ICC – Incoterms® and Commercial Contracts (Q&A, Incoterms® 2020) – https://library.iccwbo.org/clp/clp-incoterms-qa-2020.htm
2. ICC – Incoterms® 2020 – https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/
3. ICC – Global Policy Commissions Workplan 2026 – https://iccwbo.org/wp-content/uploads/sites/3/2026/01/2026_ICC_Global-Policy-Commissions_Workplan.pdf
4. PUESC – Instrukcja wypełniania zgłoszeń celnych AIS/IMPORT PLUS, AIS/CCI, AES/ECS2 PLUS, NCTS2 PLUS i AIS/e-COMMERCE, wersja 1.1 z 26.02.2025 – https://puesc.gov.pl/documents/d/guest/instrukcja-wypelniania-zgloszen-celnych-wersja-1-1-z-26-02-2025
5. Ministerstwo Finansów – Information sheet on the FA(3) logical structure (KSeF) – https://ksef.podatki.gov.pl/media/4u1bmhx4/information-sheet-on-the-fa-3-logical-structure.pdf
6. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 ustanawiające unijny kodeks celny, art. 70–72 – http://publications.europa.eu/resource/celex/32013R0952
7. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 30b, art. 106e) – https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf
8. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (art. 155, 544, 548) – https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/795/text.pdf
9. GUS – Warunki dostaw wg Incoterms 2020 (Intrastat) – https://stat.gov.pl/badania-statystyczne/sprawozdawczosc/intrastat/warunki-dostaw-wg-incoterms-2020/
10. UNCITRAL – Status: United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (Vienna, 1980) – https://uncitral.un.org/en/texts/salegoods/conventions/sale_of_goods/cisg/status